Kassenbuchführung – ein äußerst sensibles Thema
Jeder buchführungspflichtige gewerbliche Unternehmer ist vom Gesetzgeber verpflichtet ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen. Eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist bei Betrieben mit hohem Anteil an Bareinnahmen in der Regel eine entscheidende Grundlage einer kaufmännischen Buchführung.
Was heißt „ordnungsgemäß“?
An die Verbuchung von Kasseneinnahmen und -ausgaben werden aufgrund der leichten
Manipulationsmöglichkeiten besonders hohe Anforderungen gestellt. Die Betriebsprüfer prüfen das Kassenbuch besonders kritisch und sind berechtigt, bei Kassenmängeln zu schätzen. Schätzungsbefugnis der Prüfer liegt vor, wenn der Steuerpflichtige keine ausreichende Aufklärung zu geben vermag, diese verweigert oder die nach den Steuergesetzen zu führenden Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann bzw. diese wegen mangelnder Ordnungsmäßigkeit nicht der Besteuerung zugrunde gelegt werden.
Die sogenannte “Verwerfung der Buchführung“ macht im Rahmen der Betriebsprüfung den überwiegenden Teil der Schätzungen aus.
Daher sind folgende Anforderungen an die prüfungssichere Kassenbuchführung zu beachten:
- Kassenbuch handschriftlich oder mit nur einer testierten Kassensoftware führen.
- Keine Buchung ohne Beleg
- ALLE Belege TÄGLICH ins Kassenbuch eintragen.
- Wirklich alle Bareinnahmen und Barausgaben erfassen
- Belege müssen fortlaufend nummeriert sein und chronologisch erfasst werden
- Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen) mind. 1x pro Monat
- Außer Haus Umsätze“ müssen täglich gesondert aufgeführt werden.
- Einnahmen aus Betriebsfeiern/Betriebsveranstaltungen gesondert aufführen.
- Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse (Geldtransit) zeitlich richtig festgehalten
- Schecks und Kreditkarten gesondert aufführen
- ohne Registrierkasse alle Ursprungsbelege (Kontrollzettel, Abrechnung auf Bierdeckel) aufbewahren
- Privateinlagen und -entnahmen sind täglich mittels Quittungen aufzuzeichnen
- Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung vorgenommen, anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung.
- jederzeit muss ein Kassensturz möglich sein - Zählprotokoll auch des Hartgeldes.Unterschrift eines Zeugen auf dem Zählprotokoll ist ratsam.
- Sie heben alle Kassenbücher/-berichte und Speise- und Getränkekarten für mindestens 10 Jahre auf.
Besonderheiten bei Registrierkassen:
- Thermopapierausdrucke kopieren und zusammen mit dem Original aufbewahren
- Bedienungsanleitung/Einrichte-/Änderungsprotokolle der Registrierkasse aufbewahren
- alle Kellner-Berichte aufbewahren
- täglichen Z-Bon (fortlaufend nummeriert) aufbewahren und ins Kassenbuch eintragen
- regelmäßig die Uhrzeit an der Registrierkasse überprüfen
Wie prüfungssicher ist Ihr Kassenbuch?
Viele Buchführende sind sich über die Bedeutung der Kassenführung nicht im Klaren. Außerdem sind
oftmals die wesentlichen rechtlichen Grundlagen und Prinzipien nicht bekannt. Aber….
Ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten
Buchführung!
Die Gastronomie und Hotellerie gehören zur Bargeldbranche. Deshalb ist Ihre Kassenbuchführung im Fokus jeder Betriebsprüfung.
Sollte Ihre Kassenbuchführung nicht den oben genannten Anforderungen entsprechen, sprechen Sie doch mit uns. ESR Euro-Service-Rechenzentrum
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